המידע המפורט פה מיועד לבכירים במערכת השלטון המקומי אשר צריכים מדי שנה להתמודד למול דוחות ביקורת מכל הסוגים כולל דוחות ביקורת שעורך מבקר הרשות ומגיש אותם לוועדת הביקורת ולראש הרשות לתגובתם.

בהמשך נדון אותו דוח ביקורת בפני מועצת הרשות ולא אחת משמש ככלי ניגוח פוליטי.

לא אחת רואים המבוקרים או המנהלים הבכירים באותו דוח כמשהו מטריד המפר את שגרת העבודה ואף מעמיס על לוחות הזמנים שגם ככה מאוד עמוסים בעבודה השוטפת ומשכך משתדלים לענות תשובות קצרות לטיוטת דוח הביקורת או להתעלם ממנו לחלוטין.

לעמדתי מדובר בפספוס גדול שכן מחד יש להקפיד שלא ייכתבו בדוח עובדות שאינן נכונות או מדויקות (מאינטרסים שונים ומשונים או מאי ירידה לעומק של עורכי עבודות הביקורת) וחשוב מאוד להביע את נקודת הראיה של המבוקר או מנהל המחלקה המבוקרת המכיר את השטח לעומק.

מאידך,  דוחות הביקורת משמשים לא אחת ככלי ניהול חשוב ואם נדע כיצד להשתמש במידע שאסף מבקר הרשות, ללמוד מטעויות ומשגים שנעשו ולהשכיל להפיק תועלת ולשפר נוהלים/דרכי עבודה ואף לחדד הליכים למול העובדים הרי שמדובר על שיפור ביצועים והפיכה למנהלים טובים יותר.

לא כולם יודעים אבל מבקר הרשות זכאי לקבל תקציב שנתי לעריכת דוחות ביקורת על פי תוכנית עבודה מוסדרת מראש והוא נוהג להפעיל קבלני ויועצי משנה לעריכת דוחות אלו.

לא תמיד אותם יועצים חיצוניים מבצעים עבודת עומק או בקיאים בנושא המבוקר ולכן חשוב שהמחלקות המבוקרות יציגו מסמכים מיוזמתם (כמובן אלו הרלבנטיים לביקורת) ויסבירו את נקודת מבטם תוך כדי עריכת הביקורת (בהנחיה ופיקוח של המנהל הישיר)

יתרה מכך, כגזברית לשעבר פניתי לא פעם למבקר הרשות בכדי שישתמש בתקציבו לביצוע דוח ביקורת על נושאים שהיו קשורים לנוהלי עבודה בגזברות לצורך שיפור הליכים וכן בכדי להיות בטוחה שאין פרצות כל שהן וקיימות בקרות צולבות בין המחלקות.

חשוב לדעת שחלק מסעיפי עבודת הביקורת של מבקרי משרד הפנים (רו"ח) הינם קריאת דוחות מבקר הרשות המקומית ודרך התמודדותה רשות עם הדו"ח. התייחסות לדו"ח המבקר כלולה בדו"ח של רואה החשבון מטעם משרד הפנים . לעיתים דו"ח מבקר הרשות עובר גם להתייחסות של היחידה לחיוב אישי.

מתוך ידיעה והבנה שלמנהלים הנדרשים לתת תשובות או התייחסות לדוחות הביקורת אין זמן פנוי להתעמק בטיוטת הדוחות והאינסטינקט הראשוני הוא להתעלם או להגיב בקצרה, ולאחר שהייתי במערכות השלטון המקומי 22 שנים, אני מציעה את שירותיי כמי שתקרא את דוח הביקורת, תציף את ההערות העיקריות ותנסח, בשיתוף פעולה עם המבוקרים, את התשובות המדויקות כך שכל טיוטת דוח ביקורת תהפוך לפחות מאיימת ותאפשר להשתמש במסקנות ככלי עבודה חיובי ואפקטיבי.

כחלק מהיכרותי את התחום הוזמנתי להעביר הרצאות בפני נבחרי ציבור חדשים ברשויות המקומיות שקיבלו תפקיד של יו"ר של ועדות ביקורת.
מצ"ב סדר היום

לפרטים נוספים בנוגע לסיוע בניסוח מענה לשאלות/הערות בטיוטת דוח המבקר הפנימי של הרשות
השאירו לי כאן את פרטיכם או התקשרו אלי לטלפון: 053-7773025