מהן הסיבות שבגללן נערכת ברשות ביקורת משלימה?

הביקורות המשלימות של רואי החשבון ברשות נערכות בעקבות פניות של תושבים ונבחרי ציבור לממונה על פניות הציבור במשרד הפנים, תלונות של חברי אופוזיציה לממונה על המחוז ועיתונות מקומית, וכמובן גם בעקבות הערות הביקורת בדו"ח השנתי המבוקר.

איך להתנהל את מול רואה החשבון המבקר שהגיע לערוך ביקורת משלימה עבור הוועדה לחיוב אישי?

התמודדות עם הליך החיוב האישי דורשת השקעת זמן רב, משאב שבדרך כלל  בכירי הרשות אינ ם משופעים בו, וכן נדרשים לכך משאבים נפשיים וכספיים. 
אם לא הצלחתם למנוע את הופעת ההערות בדו"ח הביקורת המשלימה שנשלח אליכם, מומלץ להסתייע בעורך דין המתמחה בנושא זה בכדי להתמודד עם השאלות הצפויות להישלח אליכם.
חשוב לבחור בליווי משפטי של גורם שכבר עסק במתן תשובות לוועדה, ושמעורה בשלטון המקומי ובהוראות החוק, בחוזרי מנכ"ל ובהתנהלות השוטפת של עבודת הגזבר.
כמו כן, על מנת למנוע ניגודי עניינים, כבר בתחילת התהליך, עדיף שהליווי המשפטי יהיה אישי ופרטני ולא ייצוג משותף של כמה גורמים ברשות יחד.
לסיכום – ליווי משפטי אמין ומנוסה יכול לשפר לאין ערוך את הסיכויים שבסופו של תהליך לא ייקבע כי יוטל חיוב אישי הכרוך באי נעימות ופגיעה בכיס. ניתן לממן את עלויות הליווי המשפטי באמצעות ביטוח הוצאות משפטיות.

מאיזה שלב בהליך החיוב האישי מומלץ להתייעץ עם עו"ד?

בכל מה שקשור להליך החיוב האישי מומלץ להתייעץ עם גורם מקצועי, החל מתחילתו של ההליך ויפה שעה אחת קודם. חשוב להבין שכל פרט שיירשם, בכל שלב, בצורה לא מובנת או שאינה מוסברת דיה וכל מסמך שלא יוצג, יכולים להוות בסיס להטלת חיוב אישי.
כלומר, במידה והגיעה לידכם פניה שכותרתה 'טיוטת דו"ח ביקורת משלימה – בקשה להשלמת מסמכים או נתונים', וכמובן בכל פניה של הממונה על החיוב האישי במשרד הפנים, יש לערב באופן מידי עורך דין
מתמחה בתחום. זאת אף אם הפניה נראית, לכאורה, תמימה, והתבקשתם רק להשלים נתונים ומסמכים, או רק לתת הסברים בנוגע לליקויים שעלו בדו"חות הביקורת השנתיים ובדו"חות מבקר המדינה.
כמו כן, כבר בשלב המוקדם של הביקורת המשלימה – חשוב מאוד להיעזר בגורם אובייקטיבי מקצועי המחויב רק אליכם באופן אישי, ולהימנע ממצב בו כל בעלי התפקידים ברשות ייעזרו באותו גורם משפטי מקצועי. כיון שכל נושא החיוב האישי, הינו אישי לחלוטין, וכבר בשלב הזה יכולים לצוץ ניגודי עניינים, בין בעלי התפקידים השונים.

לסיכום, כדי להגדיל את הסיכויים שלא יוטל עליכם חיוב אישי, גם אם קבלתם פניה הנראית תמימה לכאורה, או התבקשתם רק להשלים נתונים, יש לעצור בטרם מתן תשובה ולפנות להתייעצות עם עורך דין מומחה בתחום, שאינו מייצג את יתר המעורבים בעניין.  

האם יש ביטוח שמכסה את הוצאות הלווי המשפטי בחיוב האישי, מה הוא כולל וכיצד מפעילים אותו?

בביטוח לכיסוי הוצאות משפטיות המשולם על ידי הרשות המקומית ומיועד לבכירים בה, קיימת גם אפשרות להרחבה של ביטוח ההוצאות המשפטיות בהליך החיוב האישי, בפני הוועדה לחיוב אישי. חשוב להבין שהכיסוי כולל אך ורק את התשלום עבור ההוצאות המשפטיות של ההליך, ולא את החיוב האישי עצמו – במידה וייקבע כי עליכם לשאת בו.
יודגש כי לווי משפטי בהליך החיוב האישי יכול לעשות עבורכם הבדל משמעותי בתוצאות ההליך. ולכן, יש לוודא שאכן יש לכם את הכיסוי הביטוחי המתאים, כך שבעת הצורך תזכו לליווי משפטי צמוד ומקצועי, ולא
אלצו לוותר או להתפשר על הלווי, משיקולים כספיים.
כמו כן חשוב להבהיר כי כל מבוטח רשאי לבחור את עורך הדין המתאים לו ולחברת הביטוח אין רשימה מוגבלת של עורכי הדין בהם ניתן להיעזר.
ההליך מול חברת הביטוח הינו פשוט מאוד:
עם קבלת ההודעה על הממצאים שעלו בביקורת המשלימה, יש להודיע לחברת הביטוח על תחילתו של הליך חיוב אישי כנגדכם, ולהמציא לה את הצעת שכר הטרחה של עורך הדין שילווה אתכם.  ברגע שחברת הביטוח מאשרת את ההתקשרות עם עורך דין, אתם יכולים להיות רגועים שהיא זו שתישא בעלויות הליווי המשפטי שלכם.

האם חריגות שכר יכולות להוות עילה לחיוב אישי?

בשונה ממה שהיה נהוג בעבר, גם דו"חות הבדיקה שעורך משרד האוצר, בנוגע לתשלומי שכר בחריגה, מהווים עילה להטלת חיוב אישי:
• תשלום שכר שלא בהתאם לדרגות השכר המאושרות לתפקיד מסוים 
• תשלום תוספות שכר שאינן מאושרות 
• תשלום ש"נ וכוננות מעבר למאושר 
• קידום בדרגות או מינויים שלא על פי נוהל או ללא מכרז כדין
יודגש שנושאים הללו אינם בתחום עיסוקו ומומחיותו של הגזבר, אשר בד"כ אינו הגורם המאשר את מתן התוספות והדרגות, אינו עובר השתלמויות מעמיקות בתחום השכר, ולרוב נוטה להסתמך על גורם המקצועי ברשות. למרות זאת, משרד האוצר אינו מסתפק בדרישות השבה מעובדים שקיבלו שכר שנקבע כחורג מהוראות הדין, אלא ממליץ למשרד הפנים לבחון הטלת חיוב אישי על גזברים, בטענה שהגזבר אפשר לאותו עובד לקבל תוספות שכר בניגוד לדין.

כמו כן יודגש כי הוועדה לחיוב אישי אינה לוקחת בחשבון נסיבות בהן:
• אותו עובד כבר השיב את כל הכספים שנדרשו ממנו  
• הממונה על השכר באוצר לא העיר, במשך שנים, כי התשלומים מתבצעים בחריגה
• במסגרת פשרה, הממונה על האוצר אישר לאותו עובד, תוספת שכר שבתחילה הוגדרו כחורגות. כלומר לעמדת משרד האוצר והוועדה לחיוב אישי, הגזברים עדיין אחראים לתשלומים שבוצעו בעבר, לפני קבלת
אישור.

האם הערות בדו"ח מבקר המדינה עלולות להוביל להטלת חיוב אישי?

לאחר שבמשך שנים לא ניתנו למבקר המדינה כלים לענישה ולאכיפה של ממצאי הביקורת, לאחרונה, הליך החיוב האישי הפך לשוט ענישה המשרת גם את המבקר, ולא רק את משרד הפנים ומשרד האוצר.
כך לדוגמה, בדו"ח ביקורת שפרסם מבקר המדינה בעניין השלטון המקומי, הומלץ למשרד הפנים להפעיל את נוהל החיוב האישי במקרים אשר הופיעו כליקויים בביקורת, לרבות שימוש אסור בתקציבי הפיתוח והגשת
קשות לאישור תב"רים שאין להם כיסוי בקרנות הפיתוח או תוך הסתמכות על קרנות שלא ניתן להשתמש בהן לצורכי פיתוח.
כלומר, לא מדובר רק בהמלצה ספציפית למשרד הפנים, לנקוט בנוהל חיוב אישי בנוגע לרשויות מקומיות מסוימות ולעובדים מסוימים, אלא בהמלצה גורפת שחשופה לעיני כל, ועלולה להוות כלי ניגוח מטעם האופוזיציה, ואפילו, (כמו במקרה בו טיפלתי אישית) – עילה לכאורה לפיטורים או לפרישה מוקדמת, שלא מרצון.

כיצד מומלץ לפעול כשיש חשש שדו"ח מבקר המדינה עלול להוביל לחיוב אישי?

במידה ויש לכם חשש כי בעקבות טיוטת הדו"ח שמעביר מבקר המדינה, יופעל כנגדכם נוהל החיוב האישי, חשוב מאוד להסתייע באיש מקצוע, בד"כ עורך דין המתמחה בהתמודדות עם הליכי ביקורת בכלל ונושא החיוב אישי בפרט, שינחה אתכם כיצד להשיב לטענות כנגדכם, באופן שיצמצם את נזקי הביקורת.
מניסיוני, בכוחו של מענה מושכל ומוכוון מטרה מצידכם, להביא לכך שאף אם דו"ח מבקר המדינה יתפרסם, לא יינתנו בו המלצות לבדיקת ההיתכנות להטלת חיוב אישי עליכם.
בנוסף, בדומה למצב בו עליכם להגיב לטענות רואי החשבון מטעם הועדה לחיוב אישי, גם כשעולה חשש שדו"ח המבקר יוביל לחיוב אישי כנגדכם, יש לדווח על כך מידית לחברת הביטוח בה יש לכם ביטוח הוצאות משפטיות, על מנת שתכסה את עלויות הליווי המשפטי המקצועי, במטרה למנוע את זימונכם לוועדה לחיוב אישי.

ממה חשוב להיזהר בתשובות שנותנים לוועדה לחיוב אישי?

אחת הטעויות הנפוצות של נושאי משרה בכירים היא תקיפת תהליך החיוב האישי עצמו, במקום היצמדות לעובדות שהעלתה הביקורת, ומתן מענה לטענות להטלת החיוב האישי, על ידי העלאת נימוקים שכבר התקבלו בעבר על ידי הועדה לחיוב אישי.
מניסיוני ומהיכרותי עם החלטות הועדה לחיוב אישי, כאשר ניתנות תשובות מפורטות, הטענות כנגד אותו בעל תפקיד ברשות מופחתות. ובנוסף, אף אם נמצא כי היו ליקויים בהתנהגות אותו נושא משרה, במידה ומועלים הנימוקים המתאימים, או שניתנות דוגמאות ממקרים דומים בהן הועדה המליצה בעבר שלא להטיל חיוב אישי, ברוב המקרים הדרישה לחיוב אישי בגין הליקויים, תבוטל או תצומצם.
לאור כל זאת אם אתם מתמודדים עם מתן תשובות לביקורת או לוועדה לחיוב אישי, מומלץ מאוד להיעזר ביועצים משפטיים אשר בקיאים היטב בנושא, ויוכלו להנחות אתכם כיצד לענות לטענות כנגדם, באופן שימקסם את סיכוייכם להימנע מחיוב אישי, או לצמצם את שיעורו.  

מהו תפקידו של הממונה על המחוז במשרד הפנים בהקשר להליך החיוב האישי?

בהליכי חיוב אישי בעיריות, ההחלטה הסופית לגבי הטלת החיוב אישי נתונה בידיו של הממונה על המחוז מטעם משרד הפנים. לכן חשוב לשתף, מראש, את המחוז ואת קצין התקציבים, בכל בעיה שניתנת לתיקון בדיעבד, לתעד את הפניה בכתב, ולעשות מאמצים רבים בכדי לקבל את אישור המחוז לשינוי התב"רים והתקציב הרגיל.
במידה ולא ניתן לספק הסברים מניחים את הדעת לליקוי שהועלה על ידי רואי החשבון מטעם המחלקה לחיוב אישי, מומלץ לתקן את הליקויים ולו בדיעבד, בסיוע קצין המחוז או הממונה על המחוז, ולהציג את התיקונים שבוצעו בפני הביקורת ו/או הועדה לחיוב אישי.

כיצד ניתן לצמצם מראש את הסיכון לפתיחת הליך חיוב אישי?
(מיועד לבכירי הרשות בכלל ובפרט לגזברים)

להצטייד במסמכים המתעדים כיצד ומדוע בוצעה כל פעילות ועל סמך מה התקבלה כל החלטה – חוות דעת משפטית או לפחות אישור משפטי / חתימת יועמ"ש ו/או חוות דעת מקצועית, כאשר הדבר נדרש. 
נכון, במסגרת העשייה היום יומית, לא תמיד קל, לדאוג לקבל מסמכים אלו מהגורמים השונים כגון יועץ משפטי, מהנדס או מנהל משאבי אנוש. אולם, מניסיון של שנים, הן כגזברית והן בליווי גזברים ונושאי משרה אחרים ברשויות, מסקנתי היא שהצגת מסמכים אלו יכול לייתר הליכים וחקירות עתידיות ולאפשר להעלות טענת הסתמכות על גורם מקצועי שהינה טענה מקובלת בהתמודדות עם הניסיון להטלת חיוב אישי.
ולכן, אין מה להתבייש ולהסס, יש לדרוש מבעלי מקצוע מסמך כתוב וחתום ולתעד בכתב כל מסמך או פעולה יוצאת דופן שיהיה קשה בעתיד לשחזר מדוע בוצעה.
חשוב לתת מענה הולם לכל השאלות והטענות שמעלים רואי החשבון העורכים את הדו"חות הכספיים שנתיים – הגזברים, הטרודים מאוד בהתמודדות היום יומית ובתוצאות הכספיות, מתמקדים בדרך כלל בחלק הכספי של הדו"ח השנתי ופחות מתייחסים לדו"ח ממצאי הביקורת העיקריים, (הדו"ח המפורט), אשר בו מועלות הערות רבות, שלעיתים נראה, שאינן קשורות לגזברים. אלא שלא אחת נתקלתי בעבודתי בליקויים, טכניים לכאורה, אשר הביאו להערות ביקורת ששמשו בסיס להליך החיוב האישי, מבלי שהגזברים צפו את הסכנה לכך.
לכן מומלץ מאוד, "להתמקח" עם רואי החשבון על כל ליקוי וליקוי העולה בדו"ח המשלים, ובמקרים שלא ניתן למחוק את הליקוי, לדרוש מהם שיוסיפו אמירה חיובית על המאמץ שעושה הרשות לתקן את הליקוי, או על היות הליקוי חד פעמי.

כיצד להתייחס לממצאי הליקויים המופיעים בדו"ח השנתי המפורט?

תיעוד מפורט של תיקון הליקויים – הרשויות נדרשות להקים ועדה לתיקון הליקויים, בד"כ ברשות המנכ"ל ובהשתתפות הגזבר והיועמ"ש. מומלץ מאוד שהועדה תכין תכנית פעולה להתמודדות עם הליקויים שעלו בדו"חות הביקורת, ותתעד באופן מסודר את המעקב אחר תיקון הליקויים בפרוטוקולים, שיוצגו בפני ועדת הביקורת במליאת הרשות ובפני רואי החשבון העורכים את הביקורת של השנים העוקבות.
הצגת התיעוד על תיקון הליקויים, מהווה אינדיקציה להשתפרות הרשות המקומית ולהתייחסות רצינית להערות הביקורת, והיא מזכה את הרשות ועובדיה הבכירים בנקודות זכות, הן אצל רואי החשבון העורכים ביקורות והן בשיקולי הועדה לחיוב אישי.

תיקון מידי של מה שניתן – מומלץ לפעול על פי תכנית העבודה ולתקן תחילה את הדברים הניתנים לתיקון מידי כך שבדו"ח הביקורת הבא יירשם שתוקן חלקית. כך למשל, באמצעות הצגת התקשרות עם יועץ או מומחה שנשכר לצורך תיקון הליקוי, ניתן למחוק בקלות את הערות הביקורת הנוגעות לאי טיפול בנושא חובות אבודים, או לאי קיום הוראות נוהל מחיקת חובות.

קבלת אישורים גם בדיעבד  – חריגות מתב"רים מאושרים או תשלום מתב"ר שלא אושר, מהווים עילה להטלת חיוב אישי. כלומר, גם אם הממונה על המחוז במשרד הפנים לא אישר בזמן אמת תב"ר מסוים או את הגדלתו, יש לעשות את כל המאמצים  שהתב"ר יאושר בדיעבד. יודגש שגם אם הביקורת העלתה טענה כנגד תשלום הוצאות מתב"ר לא מאושר, ובשלב מאוחר יותר, אושר התב"ר, הוועדה נוהגת שלא להטיל חיוב אישי, כיוון שהליקוי תוקן (אף אם בדיעבד).
המלצה זו רלוונטית גם לליקויים אחרים אשר עלולים להביא להטלת חיוב אישי, וניתן לתקן אותם בדיעבד כגון: חריגה בסעיף תקציבי בתקציב רגיל, תשלום לספק העולה על היקף הזמנה, ותשלום בחריגה מהיקף המכרז.
תיקון הליקויים עשוי להסיר את נטל החיוב האישי והוא יכול להיעשות בדרך של אישור בדיעבד של היקף המכרז (על פי הנוהליים שנקבעו בהוראות), הזמנה בדיעבד כולל מסמך הסבר לדחיפות ולצורך בביצוע העבודות, ושינוי ו/או הגדלת התקציב הרגיל (במהלך השנה ואף ממש בסופה).
בדומה לכך, גם אישור לתוספת דרגה או תנאים מיוחדים, שניתן לעובד, אף בדיעבד, על ידי הממונה על השכר באוצר, יכול להסיר את נטל החיוב האישי בגין תוספת דרגה חריגה.

איך להעלות את מודעות הצוות הבכיר לנושאים שניתן להטיל בגינם חיוב אישי?

ריענון המידע לצוות הבכיר של הרשות ולחברי מועצת עיר חדשים – מומלץ לערוך מדי שנה / קדנציה הרצאת ריענון על הליך החיוב האישי, תוך התייחסות לנושאים ולעילות, הבהרה על מי ההליך יכול לחול, ופירוט מקורות המידע של המחלקה לחיוב אישי.
מניסיוני מידע הוא כלי נשק יעיל וחזק ,וריענון הידע של נבחרים ובכירים גם יחד בנושא זה, יכול להפחית ויכוחים, לקדם הקפדה על נהלים ולצמצם באופן משמעותי את הסיכון להטלת חיוביים אישיים.
ללמוד מטעויות, מפרסומי דו"חות קודמים – קיימים לא מעט מקרים בהם ניתן להתמודד עם טענה בדבר הטלת החיוב האישי, בנימוק שהנורמה אינה ברורה או שליקויים מסוג זה לא הועלו בעבר. אולם, כאשר מתפרסם בפומבי דו"ח של מבקר המדינה, או של הועדה לחיוב אישי, לא ניתן לטעון שליקויים כאלו לא הועלו בעבר. לכן – מומלץ לעבור על הדו"חות וללמוד מהם הנושאים והליקויים שהועלו בעבר, הן לצורך הימנעות מחזרה על הטעויות, והן על מנת לנמק, בפני בעלי תפקידים אחרים, מדוע עליכם להימנע מהתנהלויות כאלו ואחרות. במידה ולא מתאפשר לכם להתעדכן באופן שוטף בדיווחי הוועדה לחיוב אישי או דו"חות מבקר המדינה, מומלץ לפנות לאיש מקצוע הבקי בתחום, שידאג לעדכן אתכם בכל החידושים כך שתוכלו לדעת כיצד לפעול בנסיבות שונות ומשונות.

לסיכום, ככל שיהיה יותר בידיכם יותר מידע וסיוע מקצועי, כך יגדלו הסיכויים שתוכלו לעצור את הדברים בשלב מוקדם, ולא להגיע לדיון בוועדה לחיוב אישי.